Hato Rey Stationery, Inc. v. Estado Libre Asociado

119 P.R. Dec. 129, 1987 PR Sup. LEXIS 146
CourtSupreme Court of Puerto Rico
DecidedJune 23, 1987
DocketNúmero: RE-86-609
StatusPublished
Cited by25 cases

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Hato Rey Stationery, Inc. v. Estado Libre Asociado, 119 P.R. Dec. 129, 1987 PR Sup. LEXIS 146 (prsupreme 1987).

Opinions

El Juez Asociado Señor Hernández Denton

emitió la opinión del Tribunal.

Debemos resolver en este caso si son admisibles —bajo la excepción a la norma general de exclusión de prueba de referencia que provee la Regla 65(F) de Evidencia, 32 L.P.R.A. Ap. IY— ciertos récords de negocio admitidos por el tribunal de instancia como prueba de una deuda, aunque [132]*132el custodio del escrito no declaró sobre la identidad y mé-todo de preparación de los mismos. Por las razones que pasamos a exponer, revocamos al tribunal de instancia.

Hato Rey Stationery, Inc., corporación que se dedica a la venta de materiales escolares y efectos de oficina, instó acción civil en cobro de dinero contra el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Reclamó en dicha demanda la cantidad de $147,085 por concepto de materiales escolares vendidos a crédito al Departamento de Instrucción Pública de Puerto Rico, y entregados en distintas regiones escolares del país. El Estado contestó la demanda, aceptó que debía cierta cantidad, pero negó la totalidad de la reclamación.

Como parte del descubrimiento de prueba, las partes celebraron una reunión en las oficinas centrales del recurrente, ocasión que dio pié para el intercambio de parte de la evidencia documental de este caso, a saber, varios libros que relacionaban la deuda reclamada, así como fotocopias de facturas y “conduces”. En dicha ocasión el Departamento de Instrucción se comprometió a llevar a cabo una abarcadora auditoría interna, en sus propios libros, destinada a identificar las facturas en controversia y a verificar aquellas instancias en las que en efecto “el Departamento ... se [hubiera] beneficiado de la mer-cancía”, a pesar de que en algunas compras objeto de la actual controversia se hubiesen soslayado los procedimien-tos reglamentarios.

Posteriormente, los funcionarios del Departamento auditaron también los récords del negocio en poder del recurrido. El análisis reflejó la existencia de “conduces” y facturas por la suma reclamada y, además, que casi todos los “conduces” habían sido firmados por un receptor o funcionario debidamente acreditado por el Departamento. Confrontadas las fotocopias con los correspondientes [133]*133originales se comprobó, sin embargo, que alrededor de un 85 por ciento de éstos carecían de fecha, que un 10 por ciento de las facturas reclamadas aparecían debidamente pagadas y que varias firmas que aparecían en dichas facturas correspondían a funcionarios del Departamento de Instrucción que estaban siendo procesados o investigados criminalmente por conducta impropia en el manejo de este tipo de transacción. Para suplir la ausencia de fechas en las facturas en controversia, el recurrido ofreció en evidencia un listado de los asientos de un libro denominado “subsidiario cuentas a cobrar — gobierno”.

El propósito del listado era establecer la fecha exacta en aquellas facturas y “conduces” que no la tenían. Sin embargo, un análisis efectuado por el Departamento de Instrucción Pública reveló que todas las facturas no se encontraban en el listado y que no se podía establecer el momento en que se entregó la mercancía, o cuándo se registró la transacción. Aunque todos estos hallazgos fueron estipulados en el informe sobre conferencia preliminar entre abogados, el Departamento de Instrucción cuestionó la admisibilidad de gran parte de las facturas por las razones explicadas anteriormente.

Así las cosas, el honorable tribunal de instancia procedió a señalar la conferencia con antelación al juicio, celebrada la cual, ordenó el pago de $4,408.44 por no existir controversia sobre las facturas que evidenciaban esta porción de la deuda. Concedió término a las partes para que sometieran estipulaciones adicionales y memorandos de derecho. En esa ocasión el Estado cuestionó la admisibilidad del listado porque era imposible verificar el origen de las fechas consignadas en el mismo y por lo tanto quedaba incumplido el segundo requisito que establece la Regla 65(F) de Evidencia, supra, es decir, que el documento o ré-cord sea hecho en o próximo al momento del acto, condición o suceso a que se refiere. En su memorando al tribunal, [134]*134el Estado planteó “que la ineficiencia en el sistema de contabilidad de la empresa demandante es de tal magnitud que prácticamente hace inexistente los r[e]cord[s] del negocio. Es decir, no se le puede colocar la etiqueta de ré-cord del negocio a un documento, con el único y exclusivo propósito de hacerlo admisible en evidencia. ... Lo importante no es qui[é]n prepara el récord o el nombre que se le da,, sino la forma en que es preparado y mantenido”. Exhibit VI, pág. 31. El tribunal a quo dictó sentencia sin recibir prueba adicional y resolvió que la ausencia de fecha en las facturas había sido razonablemente subsanada con la presentación en evidencia del libro “subsidiario”.

A solicitud del recurrente Estado Libre Asociado, mediante orden de mostrar causa, revisamos.

I — I H-1

A la parte que exige el cumplimiento de una obligación incumbe la prueba de su existencia, y la de su extinción a la que la opone, Art. 1168 del Código Civil, 81 L.P.R.A. sec. 3261, con arreglo a las normas que regulan la admisibilidad de la prueba en nuestros tribunales de justicia. Regla 1 de Evidencia, 82 L.P.R.A. Ap. IV.(1)

La controversia inmediata en este caso trata sobre la admisibilidad en evidencia de ciertas facturas y un listado proveniente de los libros de contabilidad presentados por la parte recurrida para probar una deuda. Con las facturas y “conduces” la recurrida quiere probar el hecho de la entrega de un material escolar en determinado lugar y tiempo. El Estado expresó que era necesario en el presente caso hacer un cuidadoso análisis de la confiabilidad de las [135]*135facturas que carecían de fecha. La parte recurrida alegó, por su parte, que a solicitud expresa de los funcionarios del Departamento de Instrucción Pública, no se fijaron fechas exactas en algunas facturas con el propósito de que dicha agencia pudiera pagarlas a tenor con las asignaciones periódicas de fondos. No obstante, sometió un listado de cuentas pendientes, con fechas que correspondían al registro de sus records de negocio. Alegó que cada transacción era habitualmente registrada según la mercancía se despa-chaba. Con la presentación de estos libros, la parte recurrida pretendía suplir la omisión de un hecho importante en la factura: la fecha de la entrega.(2) La tesis central del recurrente es que en el caso de autos resulta necesario que el tribunal reciba prueba sobre la identidad y método de preparación de dichas facturas, así como del procedimiento utilizado por la recurrida para practicar los asientos en sus libros. Le asiste la razón.

H — I I — I HH

Tanto la factura” como los libros de comercio son importantes medios de prueba de las obligaciones. L. Muñoz Sabaté, La prueba de la prestación mercantil, Barcelona, Ed. Hispano Europa, 1974, págs. 69, 131. Como dijimos, en el presente caso se ofrecen para probar hechos [136]*136de los que derivan alegadamente unas deudas. En estricta teoría probatoria, se trata de declaraciones extrajudiciales escritas que se introducen como prueba de la verdad de su contenido, es decir, que la mercancía se entregó en la fecha y lugar que se alega. Por lo tanto, lo manifestado es prueba de referencia, Regla 60 de Evidencia, 32 L.P.R.A. Ap. IV,(3

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