Caribbean Communications Solutions Y Otros v. Policía De Puerto Rico Y Otros
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Opinion
EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
Caribbean Communications Solutions y otros Certiorari Recurridas 2009 TSPR 147 v. 176 DPR ____ Policía de Puerto Rico, Junta de Subastas de la Policía de Puerto Rico; Junta de Reconsideración de la Administración de Servicios Generales
Peticionarias
Número del Caso: CC-2007-1061 cons. CC-2007-1065
Fecha: 24 de septiembre de 2009
Tribunal de Apelaciones:
Región Judicial de San Juan-Panel IV
Juez Ponente: Hon. Lourdes Velásquez Cajigas
Oficina del Procurador General:
Lcdo. Luis José Torres Asencio Procurador General Auxiliar
Lcdo. Pedro J. Cabán Vales Procurador General Auxiliar
Abogado de Telefónica Larga Distancia de P.R., Inc.
Lcdo. Miguel E. Bonilla Sierra
Abogados de la Parte Recurrida:
Lcdo. Miguel J. Rodríguez Marxuach Lcda. Brenda L. Cordero Acaba Lcda. Maribel G. Rubio Bello
Materia: Impugnación de Subasta
Este documento constituye un documento oficial del Tribunal Supremo que está sujeto a los cambios y correccione s del proceso de compilación y publicación oficial de las decisio nes del Tribunal. Su distribución electrónica se hace como un servicio público a la comunidad. EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
Caribbean Communications Solutions y otros
Recurridas
v. CC-2007-1061 Certiorari Policía de Puerto Rico; Junta de Subastas de la Cons.CC-2007-1065 Policía de Puerto Rico; Junta de Reconsideración de la Adm. de Servicios Generales
Opinión del Tribunal emitida por el Juez Presidente SEÑOR HERNÁNDEZ DENTON
San Juan, Puerto Rico, a 24 de septiembre de 2009.
En esta ocasión, debemos resolver si es válido
un procedimiento de subasta gubernamental híbrido
mediante el cual se cumplen todos los requisitos de
una subasta formal establecidos en el reglamento
aplicable, pero se incorporan mecanismos de
aclaración y participación propios de una subasta
informal. Por entender que el procedimiento en
controversia no es contrario al interés público y
fomenta la transparencia y libre competencia en los
procedimientos de subastas gubernamentales,
contestamos dicha interrogante en la afirmativa.
Asimismo, resolvemos que la adjudicación de la buena
pro de la subasta en el caso de autos respondió a un
ejercicio razonable de discreción por parte de la CC-2007-1061/ CC-2007-1065 2
agencia. Por lo tanto, revocamos la sentencia del Tribunal de
Apelaciones que determinó lo contrario.
I
Los hechos de este caso no están en controversia. Con el
propósito de suscribir un contrato para la implantación de un
sistema de vigilancia inteligente en Puerto Rico, la División
de Compras de la Policía de Puerto Rico emitió en agosto de
2006 la Invitación a Subasta Formal Núm. 2006-035-026-R-1.
La Policía interesaba obtener un sistema de la más alta
calidad y tecnología como herramienta para expandir su
vigilancia en las áreas de mayor incidencia criminal del
País. El sistema consistiría en la colocación de cámaras de
vídeo en dichas zonas, las cuales la Policía monitorearía
electrónicamente desde centros de mando regionales que se
ubicarían en cualquiera de sus trece comandancias de área. A
su vez, el centro de mando principal se establecería en el
Cuartel General de la Policía ubicado en el Municipio de San
Juan. El sistema incluiría la transferencia y el
almacenamiento de las imágenes obtenidas mediante las
cámaras, así como mecanismos de seguridad para prevenir
intrusiones en la red.
La referida invitación fue acompañada por un documento
preparado por el Negociado de Tecnología y Comunicaciones de
la Policía, titulado “Request for Proposal” (RFP), en el cual
se detallaron las condiciones y especificaciones requeridas a
los participantes de la subasta. Según el RFP, las ofertas
debían incluir la provisión e instalación de equipo CC-2007-1061/ CC-2007-1065 3
(“hardware”), programación (“software”) y servicios de líneas
de comunicación. El propósito era obtener un sistema de
vigilancia digital listo para ser utilizado por la Policía.
Cabe señalar que el RFP es un documento extenso que incluyó
aproximadamente 296 especificaciones particulares sobre el
equipo y 284 sobre la programación.
En lo concerniente al caso de autos, el RFP estableció
como único criterio de evaluación de propuestas el
cumplimiento del proponente con todas las especificaciones
contenidas en el documento. Como requisito obligatorio, el
RFP incluyó la provisión de los documentos técnicos o
literatura de los productos que formaran parte de cada
propuesta pues, de lo contrario, no se evaluaría la misma.
Además, se estableció como una de las condiciones especiales
que el Negociado de Tecnología podía solicitar discusiones
verbales con los proponentes si dicho organismo lo estimaba
necesario. Sin embargo, se hizo constar que las propuestas
se considerarían finales y no podrían ser alteradas luego de
ser recibidas.1
Conforme a las Secciones 3 y 15 del RFP, éste incorporó
una tabla de precios que incluyó las cantidades de equipo
necesario para la configuración de un sistema típico de
vigilancia inteligente de 200 cámaras de montura fija y 50
1 A tales efectos, la Sección 1.8 del RFP lee:
The Customer, if necessary, can request from the Proposers oral discussions, system presentations, and demonstrations of existing operational systems of solution. The pricing proposal, however, will be considered final and cannot be altered after received. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 4
cámaras ajustables por control remoto (denominadas
Pan/Tilt/Zoom o PTZ). De igual forma, incluyó cantidades
determinadas de otros equipos, programas y líneas de
comunicación necesarias para la transmisión de información -
incluyendo la instalación y configuración de todo lo
anterior-, así como los cargos recurrentes mensuales por la
renta de dichas líneas. Es importante destacar que las
cantidades incluidas en dicha tabla correspondieron a una
configuración típica de un sistema de vigilancia inteligente.
En este sentido, como parte de la descripción incluida en la
invitación a la subasta, se hizo constar que las cantidades
podrían variar conforme a las necesidades de la agencia.
El RFP estableció como requisito compulsorio que se
cumplimentara la referida tabla de precios utilizando el
precio unitario y extendido de cada artículo. En cuanto a
este último aspecto, la Policía emitió un aviso de enmienda
en el cual aclaró que en las partidas de cargos recurrentes
de la renta de las líneas de transmisión de datos el precio
unitario sería el cargo de un mes de renta y el precio
extendido sería la cantidad de líneas multiplicada por el
precio unitario.
La Policía concedió un término a los posibles licitadores
para que sometieran sus dudas sobre las condiciones y
especificaciones de la subasta. De conformidad con lo
anterior, varias compañías –entre ellas Caribbean
Communications Solutions, Inc. (Caribbean Communications);
Guardian Electronic Security Services, Inc. (Guardian); y
Telefónica Larga Distancia de Puerto Rico, Inc. h/n/c CC-2007-1061/ CC-2007-1065 5
Telefónica Empresas (Telefónica)- sometieron una serie de
preguntas sobre los requisitos del RFP. En respuesta a sus
inquietudes, la Policía emitió un aviso titulado “Respuestas
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EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
Caribbean Communications Solutions y otros Certiorari Recurridas 2009 TSPR 147 v. 176 DPR ____ Policía de Puerto Rico, Junta de Subastas de la Policía de Puerto Rico; Junta de Reconsideración de la Administración de Servicios Generales
Peticionarias
Número del Caso: CC-2007-1061 cons. CC-2007-1065
Fecha: 24 de septiembre de 2009
Tribunal de Apelaciones:
Región Judicial de San Juan-Panel IV
Juez Ponente: Hon. Lourdes Velásquez Cajigas
Oficina del Procurador General:
Lcdo. Luis José Torres Asencio Procurador General Auxiliar
Lcdo. Pedro J. Cabán Vales Procurador General Auxiliar
Abogado de Telefónica Larga Distancia de P.R., Inc.
Lcdo. Miguel E. Bonilla Sierra
Abogados de la Parte Recurrida:
Lcdo. Miguel J. Rodríguez Marxuach Lcda. Brenda L. Cordero Acaba Lcda. Maribel G. Rubio Bello
Materia: Impugnación de Subasta
Este documento constituye un documento oficial del Tribunal Supremo que está sujeto a los cambios y correccione s del proceso de compilación y publicación oficial de las decisio nes del Tribunal. Su distribución electrónica se hace como un servicio público a la comunidad. EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
Caribbean Communications Solutions y otros
Recurridas
v. CC-2007-1061 Certiorari Policía de Puerto Rico; Junta de Subastas de la Cons.CC-2007-1065 Policía de Puerto Rico; Junta de Reconsideración de la Adm. de Servicios Generales
Opinión del Tribunal emitida por el Juez Presidente SEÑOR HERNÁNDEZ DENTON
San Juan, Puerto Rico, a 24 de septiembre de 2009.
En esta ocasión, debemos resolver si es válido
un procedimiento de subasta gubernamental híbrido
mediante el cual se cumplen todos los requisitos de
una subasta formal establecidos en el reglamento
aplicable, pero se incorporan mecanismos de
aclaración y participación propios de una subasta
informal. Por entender que el procedimiento en
controversia no es contrario al interés público y
fomenta la transparencia y libre competencia en los
procedimientos de subastas gubernamentales,
contestamos dicha interrogante en la afirmativa.
Asimismo, resolvemos que la adjudicación de la buena
pro de la subasta en el caso de autos respondió a un
ejercicio razonable de discreción por parte de la CC-2007-1061/ CC-2007-1065 2
agencia. Por lo tanto, revocamos la sentencia del Tribunal de
Apelaciones que determinó lo contrario.
I
Los hechos de este caso no están en controversia. Con el
propósito de suscribir un contrato para la implantación de un
sistema de vigilancia inteligente en Puerto Rico, la División
de Compras de la Policía de Puerto Rico emitió en agosto de
2006 la Invitación a Subasta Formal Núm. 2006-035-026-R-1.
La Policía interesaba obtener un sistema de la más alta
calidad y tecnología como herramienta para expandir su
vigilancia en las áreas de mayor incidencia criminal del
País. El sistema consistiría en la colocación de cámaras de
vídeo en dichas zonas, las cuales la Policía monitorearía
electrónicamente desde centros de mando regionales que se
ubicarían en cualquiera de sus trece comandancias de área. A
su vez, el centro de mando principal se establecería en el
Cuartel General de la Policía ubicado en el Municipio de San
Juan. El sistema incluiría la transferencia y el
almacenamiento de las imágenes obtenidas mediante las
cámaras, así como mecanismos de seguridad para prevenir
intrusiones en la red.
La referida invitación fue acompañada por un documento
preparado por el Negociado de Tecnología y Comunicaciones de
la Policía, titulado “Request for Proposal” (RFP), en el cual
se detallaron las condiciones y especificaciones requeridas a
los participantes de la subasta. Según el RFP, las ofertas
debían incluir la provisión e instalación de equipo CC-2007-1061/ CC-2007-1065 3
(“hardware”), programación (“software”) y servicios de líneas
de comunicación. El propósito era obtener un sistema de
vigilancia digital listo para ser utilizado por la Policía.
Cabe señalar que el RFP es un documento extenso que incluyó
aproximadamente 296 especificaciones particulares sobre el
equipo y 284 sobre la programación.
En lo concerniente al caso de autos, el RFP estableció
como único criterio de evaluación de propuestas el
cumplimiento del proponente con todas las especificaciones
contenidas en el documento. Como requisito obligatorio, el
RFP incluyó la provisión de los documentos técnicos o
literatura de los productos que formaran parte de cada
propuesta pues, de lo contrario, no se evaluaría la misma.
Además, se estableció como una de las condiciones especiales
que el Negociado de Tecnología podía solicitar discusiones
verbales con los proponentes si dicho organismo lo estimaba
necesario. Sin embargo, se hizo constar que las propuestas
se considerarían finales y no podrían ser alteradas luego de
ser recibidas.1
Conforme a las Secciones 3 y 15 del RFP, éste incorporó
una tabla de precios que incluyó las cantidades de equipo
necesario para la configuración de un sistema típico de
vigilancia inteligente de 200 cámaras de montura fija y 50
1 A tales efectos, la Sección 1.8 del RFP lee:
The Customer, if necessary, can request from the Proposers oral discussions, system presentations, and demonstrations of existing operational systems of solution. The pricing proposal, however, will be considered final and cannot be altered after received. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 4
cámaras ajustables por control remoto (denominadas
Pan/Tilt/Zoom o PTZ). De igual forma, incluyó cantidades
determinadas de otros equipos, programas y líneas de
comunicación necesarias para la transmisión de información -
incluyendo la instalación y configuración de todo lo
anterior-, así como los cargos recurrentes mensuales por la
renta de dichas líneas. Es importante destacar que las
cantidades incluidas en dicha tabla correspondieron a una
configuración típica de un sistema de vigilancia inteligente.
En este sentido, como parte de la descripción incluida en la
invitación a la subasta, se hizo constar que las cantidades
podrían variar conforme a las necesidades de la agencia.
El RFP estableció como requisito compulsorio que se
cumplimentara la referida tabla de precios utilizando el
precio unitario y extendido de cada artículo. En cuanto a
este último aspecto, la Policía emitió un aviso de enmienda
en el cual aclaró que en las partidas de cargos recurrentes
de la renta de las líneas de transmisión de datos el precio
unitario sería el cargo de un mes de renta y el precio
extendido sería la cantidad de líneas multiplicada por el
precio unitario.
La Policía concedió un término a los posibles licitadores
para que sometieran sus dudas sobre las condiciones y
especificaciones de la subasta. De conformidad con lo
anterior, varias compañías –entre ellas Caribbean
Communications Solutions, Inc. (Caribbean Communications);
Guardian Electronic Security Services, Inc. (Guardian); y
Telefónica Larga Distancia de Puerto Rico, Inc. h/n/c CC-2007-1061/ CC-2007-1065 5
Telefónica Empresas (Telefónica)- sometieron una serie de
preguntas sobre los requisitos del RFP. En respuesta a sus
inquietudes, la Policía emitió un aviso titulado “Respuestas
a Preguntas” en el cual aclaró de forma específica cada una
de las dudas presentadas por todos los posibles postores.
Dicho documento refleja que las preguntas formuladas iban
dirigidas a que la agencia aclarara qué equipo era aceptable
para cumplir con determinados requerimientos técnicos del
RFP.
Posteriormente, la Policía emitió otro documento de
aclaración similar al anterior, en el cual atendió las
inquietudes adicionales sometidas por los posibles
licitadores y reiteró el método pautado para incluir los
costos de las líneas de comunicación en la tabla de precios.
A la luz de las preguntas sometidas por las compañías y las
respuestas y aclaraciones provistas por la Policía, la
agencia realizó dos enmiendas adicionales al RFP. En una de
ellas se aclaró la aceptación de la Policía de ciertas
variaciones en algunos de los equipos incluidos en las
especificaciones, mientras que la otra consistió en adjuntar
una tabla de precios enmendada.
Llegado el día señalado para el acto de apertura de la
subasta, comparecieron como licitadoras varias entidades con
sus ofertas, a saber: Alfa y Omega, S.E.; Bonneville
Construction, S.E.; Caribbean Communications; Caribbean Data
Systems, Inc.; Guardian y Telefónica. Los costos cotizados
por cada una de dichas licitadoras fueron los siguientes:
Alfa y Omega, S.E. $5,915,580.42 CC-2007-1061/ CC-2007-1065 6
Bonneville Construction, S.E. $6,923,240.57
Caribbean Communications $6,412,210.00
Caribbean Data Systems, Inc. $6,012,277.00
Guardian $3,959,124.29
Telefónica $4,905,427.18
Recibidas las propuestas, el Director del Negociado de
Tecnología constituyó un Equipo Evaluador, organismo que
evaluaría las ofertas presentadas en varias etapas y
posteriormente rendiría un Informe Técnico en el cual le
haría sus recomendaciones a la Junta de Subastas de la
Policía. De otra parte, se les concedió a las licitadoras la
oportunidad de someter comentarios escritos sobre las ofertas
de sus competidoras.
Conforme a lo anterior, la primera fase de consideración
de las propuestas por el Equipo Evaluador consistió en hacer
una inspección inicial de las mismas, con el propósito de
determinar si cumplían con las especificaciones técnicas del
RFP. En esta etapa, el Equipo Evaluador identificó varios
aspectos en las propuestas que debían aclararse, por lo que
determinó celebrar reuniones individuales con el equipo de
trabajo de cada licitador para así llegar a conclusiones
objetivas.2 Dichas reuniones sólo iban dirigidas a que las
2 Así se desprende del Informe Técnico realizo por el Equipo Evaluador, el cual consta en el expediente ante nuestra consideración:
[S]e identificaron y documentaron todos aquellos puntos donde existían dudas razonables y/o aquellos asuntos donde había desviaciones a lo pautado en las especificaciones técnicas. Como entendíamos que cada propuesta sería responsiba [sic] tratamos de aclarar estas desviaciones CC-2007-1061/ CC-2007-1065 7
licitadoras aclararan desviaciones encontradas en las
ofertas, mas no generaron modificación alguna en éstas. Es
importante destacar que el expediente ante nuestra
consideración refleja que el Equipo Evaluador incluyó, como
parte del referido Informe Técnico, una relación detallada de
los trámites llevados a cabo en cada una de las reuniones.
Durante la segunda fase de evaluación, el Equipo Evaluador
analizó las críticas presentadas por las licitadoras sobre
las propuestas de sus competidoras. A esos efectos, atendió
de forma específica todos los señalamientos, incluyendo los
de Caribbean Communications, quien había cursado una
comunicación escrita a la Junta de Subastas mediante la cual
expuso que era la única postora que cumplía a cabalidad con
el RFP. Mediante la referida comunicación, Caribbean
Communications argumentó cuáles, a su juicio, eran las
deficiencias de las propuestas formuladas por cada una de las
proponentes. Respecto a Telefónica, Caribbean Communications
señaló que la programación que dicha compañía incluyó en su
propuesta incumplía con lo requerido en el RFP. Sin embargo,
el Equipo Evaluador rechazó los argumentos de Caribbean
Communications, a la luz de sus propios hallazgos. Según
surge del expediente ante nos, el Equipo Evaluador realizó
dicha tarea de forma detallada, comparando cada uno de los
______________________________ aplicando [un] análisis más exhaustivo. Muchas contestaciones afloraron como parte de esta etapa. Sin embargo, para ser objetivos, entendimos necesario convocar a reunión a cada equipo de trabajo de cada licitador para poder llegar a conclusiones. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 8
señalamientos con los resultados de su propio análisis de las
propuestas.
Como parte de la etapa de evaluación final, el Equipo
Evaluador diseñó una Tabla de Cumplimiento General, donde
identificó las propuestas de cada proponente y determinó si
cumplían con los requisitos generales del RFP, principalmente
con el requisito de someter la documentación técnica de los
equipos y programas ofertados. Telefónica y Caribbean Data
Systems recibieron la puntuación más alta en dicha tabla.
Luego, el Equipo Evaluador rindió su Informe Técnico, en el
cual recomendó adjudicar la buena pro de la subasta a
Telefónica, por ser ésta quien presentó la oferta más
económica que cumplió con los requisitos y condiciones
establecidos.
Según revela dicho informe, el Equipo Evaluador determinó
que Caribbean Data Systems y Telefónica fueron las únicas
licitadoras que cumplieron con todas las especificaciones. En
lo pertinente al caso de autos, el Equipo Evaluador determinó
que Caribbean Communications incumplió con siete
especificaciones, mientras que Guardian, quien presentó la
oferta más económica, incumplió con cuatro. La evaluación
reflejó que Guardian y Caribbean Communications ocuparon,
respectivamente, el cuarto y quinto lugar en orden de
cumplimiento. En cuanto al orden de costos, Guardian ocupó
el primer lugar, Telefónica el segundo y Caribbean
Communications el quinto. Cabe señalar que esta última
licitadora presentó una segunda comunicación escrita en la CC-2007-1061/ CC-2007-1065 9
cual reiteró sus críticas a la programación propuesta en la
oferta de Telefónica.
Luego de constituirse durante varios días para evaluar las
propuestas y el Informe Técnico, la Junta de Subastas
adjudicó la buena pro a Telefónica. La Junta determinó que
la oferta de dicha licitadora cumplió con las
especificaciones, condiciones y precio, y fue la “más
conveniente a los intereses de la agencia en cuanto a la
tecnología y el equipo propuesto”. Dado que la subasta
involucraba una cantidad sustancial de aspectos muy técnicos,
la Junta hizo constar que adoptaba la evaluación de sus
asesores, a saber, un Especialista en Sistemas de Información
y un Programador de Sistemas, quienes eran miembros del
Equipo Evaluador. El acta de adjudicación de la subasta
refleja que la Junta de Subastas rechazó las propuestas de
Caribbean Communications y Guardian por entender que ambas
incumplieron con varias especificaciones del pliego de
subasta.3
3 Específicamente, la Junta determinó que la propuesta de Caribbean Communications adoleció de los siguientes defectos: (1) no se mencionó que el Server Rack Device propuesto tuviera los dos abanicos requeridos; (2) el SAN Storage Volume propuesto ofreció 4GB y el RFP requería 8GB; (3) las cámaras PTZ ofrecieron 8 zonas programables de privacidad y el RFP requería 15; (4) la capacidad de la comunicación wireless ofrecida es de 48 Mbps y se requerían 100Mbps; (5) no se sometió la literatura del producto Flat LCD; y (6) el precio es $1,506,782.82 más alto que el de Telefónica.
En cuanto a Guardian, la Junta rechazó su propuesta bajo los siguientes fundamentos: (1) respecto a los requisitos de seguridad, ofreció un software server based firewall en vez del hardware based firewall requerido; (2) el software propuesto no cumplió con el Intrusion Prevention and Reporting System; (3) cotizó un modelo de SAN y presentó literatura de otro; y (4) no presentó evidencia de que su CC-2007-1061/ CC-2007-1065 10
Inconformes con la determinación de la Junta de Subastas,
Caribbean Communications y Guardian presentaron sendas
mociones de reconsideración ante la Junta de Reconsideración
de la Administración de Servicios Generales. En su moción,
Caribbean Communications alegó que la Policía erró al
adjudicar la subasta de forma contraria a las condiciones y
requisitos estipulados y al determinar que dicha compañía
había incumplido con éstos. En apoyo de su moción de
reconsideración, Caribbean Communications presentó –por
primera vez- un informe preparado por una entidad llamada
NetVideo Consulting, Inc., en el cual se detallan alegadas
deficiencias de la programación ofrecida por Telefónica. Por
su parte, Guardian sostuvo que fue el único licitador que
cumplió con todas las especificaciones y cotizó el precio más
económico, y que la propuesta de Telefónica no cumplió con el
RFP. En la alternativa, alegó que la Junta de Subastas debió
emitir una notificación de rechazo global y celebrar una
nueva subasta, dado que ninguno de los licitadores cumplió
con el RFP. Sin embargo, la Junta de Reconsideración no tomó
determinación alguna respecto a las mociones, por lo que
éstas se entendieron rechazadas de plano.
______________________________
subcontratista estuviese registrado en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales. Cabe señalar que la Junta hizo constar que Guardian envió una comunicación en una fecha posterior al acto de apertura de la subasta, mediante la cual confirmó su intención de ofrecer un modelo de SAN distinto al cotizado. La Junta determinó que ello era “inaceptable y modifica[ba] su oferta”. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 11
Insatisfechas, Caribbean Communications y Guardian
acudieron oportunamente al Tribunal de Apelaciones y, en
esencia, reprodujeron los mismos señalamientos de error
esbozados ante la Junta de Reconsideración. Cabe señalar que
Caribbean Communications solicitó al foro apelativo la
paralización de los procedimientos ante la Junta de Subastas
de la Policía, pero dicho tribunal no accedió a su petición.
Por ello, durante la pendencia del recurso de revisión
administrativa ante el Tribunal de Apelaciones, la Policía y
la Telefónica procedieron a perfeccionar el contrato para el
sistema de vigilancia inteligente y el desarrollo del
proyecto siguió su curso normal.
Luego de los trámites de rigor, los que incluyeron la
consolidación de los recursos de revisión, el Tribunal de
Apelaciones emitió una extensa Resolución mediante la cual
paralizó los procedimientos administrativos y devolvió el
asunto a la Junta de Reconsideración para que dicho organismo
celebrara una vista evidenciaria, reconsiderara la
adjudicación de la subasta y emitiera una resolución
fundamentada que incluyera determinaciones de hecho y
conclusiones de derecho. El tribunal retuvo jurisdicción
sobre el asunto, por lo que ordenó que la referida resolución
en reconsideración le fuera notificada, luego de lo cual las
partes tendrían un término de treinta días para someter un
escrito ante el foro apelativo.
A juicio del foro apelativo, dada la naturaleza altamente
técnica y compleja de las especificaciones de la subasta, el
mecanismo apropiado para adjudicar la misma era uno informal CC-2007-1061/ CC-2007-1065 12
de requerimiento de propuestas o RFP, el cual el tribunal
entendió había sido utilizado por la Policía. Aunque, como
indicamos, el tribunal apelativo devolvió el asunto a la
Junta de Reconsideración para que atendiera las mociones de
reconsideración de Caribbean Communications y Guardian y
emitiera una resolución fundamentada, dicho foro proveyó al
organismo admnistrativo ciertas “sugerencias”, a modo de
“apéndice técnico”. En lo pertinente al caso de autos, el
Tribunal de Apelaciones determinó que el mecanismo de RFP
permite llevar a cabo negociaciones con cada licitador para
remediar deficiencias en sus propuestas, factor que la Junta
de Reconsideración debía considerar.
Asimismo, el Tribunal de Apelaciones entró en los méritos
de la adjudicación de la subasta. En este sentido, el
análisis del foro apelativo se centró en dos asuntos
principales, a saber: si el método que utilizó la Junta de
Subastas para comparar el costo de las ofertas fue racional,
y si la programación que ofreció Telefónica en su propuesta
cumple con las especificaciones del RFP. El tribunal contestó
ambas interrogantes en la negativa. Como cuestión preliminar,
aclaró que en la propuesta de Caribbean Communications debía
subsanarse un error aritmético y que a dicha propuesta, así
como a la de Guardian, debían restárseles las partidas
relativas al impuesto sobre ventas y uso (IVU) dado que
Telefónica no las incluyó en su oferta.4
4 El error aritmético en la propuesta de Caribbean Communications consistió en que se cotizaron $584,050 en exceso. Respecto a las partidas por concepto de IVU, CC-2007-1061/ CC-2007-1065 13
Luego de lo anterior, el tribunal resolvió que la Junta de
Subastas erró al sólo considerar como precio unitario de las
líneas de transmisión de datos el costo de alquiler de un
mes, pues las cifras no representaban de forma racional los
recursos financieros que requería el proyecto. Según el foro
apelativo, lo correcto era tomar en cuenta un estimado del
ciclo de vida útil del proyecto, el cual debía ser
determinado por un foro que recibiera evidencia pericial a
tales efectos. Sin embargo, el tribunal procedió a hacer un
cálculo de los costos totales de las ofertas, a la luz de los
ajustes mencionados y tomando veinticuatro meses como la vida
útil del proyecto. A raíz de dichos cálculos, el tribunal
determinó que la propuesta de Telefónica era la más costosa.
Concluyó que la determinación de la Junta de Subastas no le
merecía deferencia, pues, a su juicio, la Policía no posee
peritaje particular en la evaluación de proyectos de
inversión capital.
Por otra parte, en lo concerniente a la programación
ofrecida por Telefónica, el Tribunal de Apelaciones sostuvo
que del expediente no surge evidencia que demuestre que la
Junta de Subastas realizó una evaluación realista de ésta.
Como fundamento para su conclusión, el tribunal utilizó la
Tabla de Cumplimiento General preparada por el Equipo
Evaluador para inferir que la agencia sólo había evaluado si
el licitador incluyó la literatura de los productos
ofrecidos. Asimismo, el tribunal le concedió credibilidad al
______________________________ Caribbean Communications incluyó una cantidad de $419,490 en su propuesta, mientras que Guardian incluyó $245,124.02. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 14
informe preparado por NetVideo Consulting Inc. que Caribbean
Communications presentó luego de adjudicada la subasta, por
entender que el mismo tenía un valor persuasivo sustancial,
ya que había sido preparado por una parte sin interés que
posee peritaje especializado en el área de programación.
Tras hacer una analogía con la Regla 49.2 de Pocedimiento
Civil, 32 L.P.R.A. Ap. III, el foro apelativo consideró que
la presentación de dicho informe no fue tardía, pues éste se
publicó luego de la adjudicación de la subasta. Por último,
el tribunal se negó a conceder deferencia a las
determinaciones de la Policía, pues a su entender dicha
agencia no posee peritaje en la evaluación de este tipo de
programación.5
Inconformes, Telefónica y la Policía, representada por el
Procurador General, acudieron ante nos mediante sus
respectivas peticiones de certiorari. Ambas peticionarias
alegan que el Tribunal de Apelaciones erró al no otorgar
deferencia a la determinación de la Junta de Subastas; al
considerar como parte del expediente evidencia que no fue
presentada durante el proceso de la adjudicación de la
subasta; y al conceder un remedio incompatible con la
naturaleza informal de los procedimientos de adjudicación de
subastas. En cuanto al mecanismo de subasta empleado por la
Policía, el Procurador sostiene que se trató de un
procedimiento sui generis, que incorporó algunos elementos
5 Cabe señalar que el Juez José L. Miranda De Hostos emitió un voto disidente por entender que la Resolución emitida es contraria a la norma que otorga deferencia a las agencias administrativas. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 15
propios de una subasta informal o RFP, pero que cumplió
estrictamente con el proceso formal contemplado por el
Reglamento para la Adquisición y Venta de Bienes y Servicios
de la Comisión de Seguridad y Protección Pública, Reglamento
Núm. 5850 de 27 de septiembre de 1998. Específicamente,
argumenta que aunque se siguió el procedimiento establecido
en dicho reglamento, se les concedió a las licitadoras más
oportunidades de participación que las que se conceden en
subastas formales.
Examinadas ambas peticiones, mediante Resolución emitida
el 21 de noviembre de 2007, expedimos el auto, consolidamos
los recursos y, en auxilio de nuestra jurisdicción, dejamos
sin efecto la paralización de los procedimientos
administrativos ordenada por el Tribunal de Apelaciones. Con
el beneficio de la comparecencia de todas las partes,
procedemos a resolver.
II
A
Como es sabido, en nuestra jurisdicción no existe
legislación especial que regule los procedimientos de subasta
dirigidos a la adquisición de bienes y servicios para las
entidades gubernamentales. De hecho, la Ley de Procedimiento
Administrativo Uniforme (L.P.A.U.) excluyó expresamente las
subastas de los procedimientos adjudicativos formales
regulados en dicha ley y dispuso que éstas se considerarán
informales no cuasijudiciales. 3 L.P.R.A. secs. 2151, 2169.
Con excepción de las etapas de reconsideración y revisión
judicial, que son objeto de regulación particular en la CC-2007-1061/ CC-2007-1065 16
L.P.A.U., las agencias gubernamentales son las llamadas a
adoptar las normas a seguir en sus propios procedimientos de
adjudicación de subastas. 3 L.P.R.A. secs. 2169, 2172;
Perfect Cleaning v. Centro Cardiovascular, 162 D.P.R. 745,
757 (2004).
Ahora bien, dado que la adjudicación de las subastas
gubernamentales conlleva el desembolso de fondos del erario,
dichos procedimientos están revestidos de un gran interés
público y aspiran a promover una sana administración pública.
Marina Costa Azul v. Comisión, res. el 27 de abril de 2007,
2007 TSPR 78; A.E.E. v. Maxon, 163 D.P.R. 434, 438-39 (2004).
Por ello, “la consideración primordial al momento de
determinar quién debe resultar favorecido en el proceso de
adjudicación de subastas debe ser el interés público en
proteger los fondos del pueblo de Puerto Rico”. Cordero Vélez
v. Municipio de Guánica, res. el 12 de febrero de 2007, 2007
TSPR 24.
En atención a lo anterior, hemos resuelto que la normativa
que regula las subastas en nuestra jurisdicción busca
proteger los intereses del pueblo, procurando conseguir los
precios más económicos; evitar el favoritismo, la corrupción,
el dispendio, la prevaricación, la extravagancia y el
descuido al otorgarse los contratos; y minimizar los riesgos
de incumplimiento. Empresas Toledo v. Junta de Subastas, 168
D.P.R. 771, 778 (2006). Para posibilitar estos objetivos y
asegurar que la adquisición de bienes por el Gobierno se
lleve a cabo con transparencia, eficiencia y probidad, se
fomenta la libre competencia entre el mayor número posible de CC-2007-1061/ CC-2007-1065 17
postores. Id.; Accumail v. Junta de Subastas, res. el 12 de
abril de 2007, 2007 TSPR 70; A.E.E. v. Maxon, supra, pág.
439.
La subasta pública formal o mediante ofertas selladas
constituye el procedimiento que más comúnmente utilizan las
entidades gubernamentales para la adquisición de bienes y
servicios. R&B Power v. E.L.A., res. el 20 de marzo de 2007,
2007 TSPR 51. La subasta formal comienza cuando la agencia
prepara los pliegos de condiciones y especificaciones y emite
una invitación o un aviso de subasta al público. Luego de
ello, los interesados someten sus propuestas selladas, las
cuales se hacen públicas mediante la celebración del acto de
apertura ante todos los postores. Posteriormente, las
propuestas pasan a un comité evaluador, el cual las evalúa y
emite una recomendación respecto a la adjudicación de la
buena pro. Recibida dicha recomendación, el procedimiento
concluye con la adjudicación de la buena pro por la agencia y
la notificación de la misma a todos los postores. R&B Power
v. E.L.A., supra.
La particularidad del procedimiento de subasta formal
reside en que las ofertas se presentan selladas. Ello es de
suma importancia, pues garantiza la secretividad en la etapa
anterior a la apertura de la licitación. Este elemento es
indispensable para que exista una competencia leal y honesta,
pues impide que un postor enmiende su propuesta para superar
la de un competidor. Trans Ad de P.R. v. Junta de Subastas,
res. el 24 de junio de 2008, 2008 TSPR 110; RBR Construction
v. Autoridad de Carreteras, 149 D.P.R. 836, 849 (1999). Una CC-2007-1061/ CC-2007-1065 18
vez se celebra el acto de apertura, todos los licitadores
conocen las ofertas de sus competidores, razón por la cual en
esta etapa no se admiten modificaciones a las propuestas y
sus términos se entienden finales. R&B Power v. E.L.A.,
supra; véase Justiniano v. E.L.A., 100 D.P.R. 334, 340
(1971).
No obstante, la formalidad y secretividad que caracteriza
a la subasta tradicional no impide que durante la etapa
previa a la entrega de las ofertas la agencia adopte
mecanismos con miras a garantizar que la presentación de
dichas ofertas se haga de forma efectiva, con un adecuado
entendimiento por parte de los posibles licitadores sobre los
requerimientos y condiciones establecidos en los pliegos de
la subasta y las necesidades de la agencia. En este sentido,
además de la información y las instrucciones establecidas en
la invitación a la subasta, el procedimiento de subasta
formal puede incluir, entre otros: aclaraciones por parte de
la agencia de cualquier ambigüedad en las especificaciones o
dudas que surjan sobre éstas; la celebración de reuniones
pre-subasta; inspecciones en el lugar donde se implantará el
producto o material; y el suministro de modelos o muestras
que posea la agencia y que pueda asistir al posible licitador
a entender las especificaciones. S.W. Feldman, Government
Contract Guidebook, 4ta ed., Thomson West, 2008, sec. 5:10,
pág. 115. Medidas como las mencionadas posibilitan la
entrega de ofertas responsivas y, por lo tanto, contribuyen a
que la agencia obtenga bienes o servicios que se ajusten a
sus requerimientos o necesidades. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 19
Por otro lado, aunque la subasta formal es el método
tradicional que se utiliza para la adquisición de bienes y
servicios en el Gobierno, los reglamentos que regulan estos
procedimientos contienen, de ordinario, disposiciones que le
permiten a la agencia prescindir del procedimiento formal en
casos excepcionales. Ello ocurre, por ejemplo, en
situaciones de emergencia que requieren la pronta adquisición
de un material o equipo, cuando se trata de adquirir piezas
de repuesto para bienes previamente subastados, cuando haya
un solo suplidor para el bien en cuestión, entre otros. R&B
Power v. E.L.A., supra; véanse Trans Ad de P.R. v. Junta de
Subastas, supra; Mar-Mol Co., Inc. v. Adm. Servicios Gens.,
126 D.P.R. 864, 876-77 (1990). En tales casos, la agencia
puede adquirir el bien o servicio mediante la celebración de
un procedimiento informal, si así lo autoriza su ley orgánica
o su reglamento. Id.
Recientemente, en R&B Power v. E.L.A., supra, reconocimos
la validez del requerimiento de propuestas, o RFP, como
mecanismo informal para la adquisición de bienes y servicios
por el Gobierno. En comparación con las subastas formales,
el requerimiento de propuestas se distingue por ser un
procedimiento más flexible, por lo que resulta práctico
cuando la subasta persigue la adquisición de bienes o
servicios especializados que involucran asuntos técnicos o
muy complejos o cuando existen pocos competidores
cualificados. Id. Los requisitos a considerar en la
adjudicación del contrato se enumeran en el RFP, el cual
incluye, entre otros, el valor que se le asigne a éstos, el CC-2007-1061/ CC-2007-1065 20
itinerario para recibir y evaluar las propuestas y adjudicar
la buena pro, así como los términos del contrato. Id. Estos
asuntos pueden discutirse durante la celebración de reuniones
pre-propuestas, de forma tal que se logre un mejor
entendimiento sobre los requisitos y condiciones del RFP.
S.W. Feldman, supra, sec. 6:14, pág. 157.
La característica principal del RFP es que permite
entablar negociaciones entre los licitadores y el Gobierno
durante la evaluación de las propuestas recibidas. Es decir,
a diferencia del procedimiento formal de subasta –donde no
hay cabida para la negociación de los términos de las
ofertas- el RFP es un mecanismo que admite la compra
negociada y, por lo tanto, confiere a los licitadores la
oportunidad de revisar y modificar sus ofertas antes de la
adjudicación de la buena pro. Ello suele surgir del propio
requerimiento de propuestas. R&B Power v. E.L.A., supra.
El factor central para determinar si en efecto hubo una
negociación en un procedimiento de subasta mediante RFP es si
se le concedió al licitador la oportunidad de revisar y
modificar su propuesta. J.C. McBride y T. Touhey, Government
Contracts: Cyclopedic Guide to Law, Administration,
Procedure, LexisNexis, 2008, Vol. 1B, pág. 9-81. Si dicha
oportunidad no fue concedida, se entiende que la comunicación
entre la agencia y el licitador constituye una aclaración.
Id. Por ello, la conducta de las partes es el factor central
para determinar si medió una negociación, no la etiqueta que
emplee la agencia para describir dicha comunicación. S.W.
Feldman, supra, sec. 6:18, pág. 161. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 21
Las aclaraciones se logran mediante explicaciones o
corroboraciones realizadas en respuesta a preguntas hechas
por la agencia o por el licitador. A diferencia de las
negociaciones, las aclaraciones sólo ofrecen a los
licitadores la oportunidad de aclarar ciertos aspectos sobre
sus propuestas -lo que puede incluir el proveer información
adicional a la agencia-, por lo que no conllevan
modificaciones en éstas. Information Technology v. United
States, 316 F.3d 1312, 1322-23 (Cir. Fed. 2003); S.W.
Feldman, supra, sec. 6:16, pág. 159. También constituyen un
mecanismo apropiado para corregir errores menores u
oficinescos en las propuestas. Id.
Aunque el procedimiento de subasta formal y el RFP son
distintos, no son totalmente incompatibles entre sí.
Anteriormente hemos resuelto que el RFP, por ser un mecanismo
alterno al procedimiento tradicional, necesariamente
participa de alguna de las características de la subasta
formal. Específicamente, al igual que la subasta formal, el
RFP, está sujeto a los requisitos de notificación que
establece la L.P.A.U., así como a los procedimientos de
reconsideración y revisión judicial contenidos en dicho
estatuto. R&B Power v. E.L.A., supra. Más importante aún,
las adquisiciones de bienes o servicios que realice el
Gobierno mediante RFP están, como toda subasta gubernamental,
revestidas de un gran interés público en la protección del
erario y en garantizar que dichas adquisiciones se lleven a
cabo con transparencia, eficiencia y probidad. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 22
B
De conformidad con los preceptos de la L.P.A.U. en materia
de subastas, la Comisión de Seguridad y Protección Pública
promulgó el Reglamento para la Adquisición y Venta de Bienes
y Servicios, supra, el cual establece los criterios para
seleccionar el método de subasta a emplearse durante la
adquisición de bienes y servicios por la Policía. El
referido reglamento exime a la Policía de celebrar una
subasta formal en aquellos casos en que la adquisición
conlleve un costo de $25,000 o menos. Art. 11, inciso A,
Reglamento Núm. 5850, supra. De ser así, se puede celebrar
una subasta informal mediante solicitud de cotizaciones que
incluyan las especificaciones y condiciones solicitadas y el
término para presentar las ofertas. Recibidas las ofertas,
la agencia adjudicará la subasta a favor del licitador cuya
propuesta cumpla con las especificaciones, condiciones y
términos solicitados, siempre que ésta constituya una fuente
segura de abastos, y procederá a notificar dicha
adjudicación. Id.
De otra parte, el reglamento dispone que si la transacción
excede $25,000 se debe celebrar una subasta formal. Art. 11,
inciso C, Reglamento Núm. 5850, supra. En estos casos, el
pliego de subasta debe contener el aviso, las instrucciones,
las especificaciones y las condiciones establecidas para la
subasta. Id. Una vez se prepara el pliego de subasta, la
agencia realiza una convocatoria mediante una publicación en
un periódico o por invitación. La convocatoria debe
informarles a los participantes la fecha en que se hace la CC-2007-1061/ CC-2007-1065 23
misma, el número de subasta, las condiciones y los requisitos
que deben reunir los licitadores, la fecha, el lugar y la
hora para presentar las ofertas y para el acto de apertura,
entre otros. Art. 15, Reglamento Núm. 5850, supra.
El reglamento establece como requisito obligatorio que las
ofertas se presenten en sobres cerrados, los cuales “no se
abrirán bajo ninguna circunstancia” hasta el acto de
apertura. Art. 17, inciso A, Reglamento Núm. 5850, supra.
Recibidas las ofertas, se permiten modificaciones a las
mismas. Sin embargo, el reglamento dispone expresamente que
dichas enmiendas tienen que hacerse antes de la apertura de
la subasta. Art. 17, inciso C, Reglamento Núm. 5850, supra.
Si se trata de un error en la suma de las partidas, el mismo
no se debe tomar en cuenta, pues se deben considerar, por
separado, las cifras correspondientes a dichas partidas. Id.
Celebrado el acto de apertura, la Junta de Subastas debe
constituirse para adjudicar la buena pro. Durante dicha
reunión, puede estar presente cualquier perito que haya
participado en la evaluación de la subasta o a quien la Junta
le haya solicitado asesoramiento. Art. 19, inciso B,
Reglamento Núm. 5850, supra. El reglamento establece que la
adjudicación se debe hacer a favor del licitador cuya oferta
cumpla con las especificaciones, las condiciones y los
requisitos en el pliego de la subasta, y que sea la más baja
en precio. Art. 19, inciso F, Reglamento Núm. 5850, supra.
Sin embargo, en cuanto al factor de precio, el reglamento
dispone que éste no es determinante si luego de evaluadas las
propuestas “una de mayor valor resulta más beneficiosa y CC-2007-1061/ CC-2007-1065 24
conveniente a los intereses de [la agencia], por ser el
producto más duradero, resistente, de mayor calidad y porque
tiene todos los atributos necesarios para el fin [al] que ha
de ser destinado”. Art. 13, inciso C, Reglamento 5850, supra.
III
En el caso de autos, la Policía emitió una Invitación a
Subasta Formal, recibió ofertas selladas, celebró un acto de
apertura, llevó a cabo la evaluación y estudio de las ofertas
y, tras la recomendación de un comité evaluador, adjudicó la
buena pro y notificó a los licitadores. No cabe duda, por
tanto, de que el procedimiento de subasta en controversia
cumplió con los requisitos establecidos en el referido
reglamento para una subasta formal, que era el procedimiento
requerido pues el costo de la subasta era mayor de $25,000.
Art. 11, inciso C, Reglamento Núm. 5850, supra.
Por otro lado, en la etapa anterior al acto de apertura,
se les concedió a los posibles licitadores la oportunidad de
someter sus preguntas sobre los requisitos y condiciones de
la subasta y obtener respuestas de la agencia. Se trata de
un mecanismo que se llevó a cabo para que la agencia
realizara aclaraciones sobre las especificaciones contenidas
en los pliegos o contestara las dudas sobre éstos. Como
hemos indicado, ello es un mecanismo permitido en las
subastas formales que garantiza que la presentación de las
propuestas sea efectiva y posibilita la entrega de ofertas
responsivas. S.W. Feldman, supra, sec. 5:10, pág. 115.
En el presente caso, la Policía emitió un aviso titulado
“Respuestas a Preguntas” y otro documento similar mediante CC-2007-1061/ CC-2007-1065 25
los cuales aclaró de manera específica cada una de las
preguntas presentadas por los posibles licitadores. Siendo
ello así, el mecanismo de preguntas y respuestas colocó a los
participantes en igualdad de condiciones para competir en la
adjudicación de la buena pro, pues a todos se les divulgó las
contestaciones a las preguntas. Ciertamente, ello evitó que
alguna licitadora obtuviera ventaja sobre otra, lo que es
cónsono con el principio de libre competencia.
De igual forma, un proceso de preguntas y respuestas como
el que se llevó a cabo en el caso de autos le confiere a la
agencia la oportunidad de considerar si acepta variaciones en
los equipos o servicios contemplados originalmente por ésta,
lo que le ofrece elementos adicionales para decidir qué
producto o servicio se ajusta mejor a sus necesidades y si,
por lo tanto, procede enmendar lo requerido originalmente en
el RFP. Precisamente, eso fue lo que ocurrió en el presente
caso, pues la Policía realizó dos enmiendas al RFP en
atención a las preguntas sometidas por las licitadoras y las
respuestas provistas a éstas.6
Ahora bien, el procedimiento de subasta celebrado por la
Policía involucró ciertas particularidades que se apartan de
una subasta formal en su sentido estricto. En primer lugar,
dada la complejidad técnica que supone el diseño e
implantación de un sistema de vigilancia inteligente, las
condiciones y especificaciones de la subasta se desglosaron
en un documento titulado “Request for Proposal (RFP)” que
6 En el caso de autos, no está en controversia la facultad de la Policía para enmendar los pliegos de la subasta. Véase, Art. 16, inciso A, Reglamento Núm. 5850, supra. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 26
acompañó la invitación a subasta y, en efecto, a tono con
dicho mecanismo, la Policía requirió que se sometieran
propuestas. Celebrado el acto de apertura, como parte de la
evaluación de las propuestas, la agencia sostuvo reuniones
individuales con cada uno de los proponentes con el propósito
de aclarar los términos de las ofertas presentadas.
Asimismo, permitió que las licitadoras sometieran sus
críticas a las ofertas de sus competidoras y ofreció sus
propios hallazgos al respecto como parte del Informe Técnico.
A pesar de que estas particularidades guardan cierta
similitud con la flexibilidad que caracteriza a las subastas
informales, somos del criterio que las mismas no convirtieron
el procedimiento en uno de RFP o compra negociada. De
entrada, aunque la agencia empleó un RFP en sustitución de
los pliegos de subasta, lo cierto es que el procedimiento
cumplió con todos los requisitos de una subasta formal. La
denominación de la subasta como un RFP y el subsiguiente
requerimiento de propuestas no es impedimento para que
consideremos la subasta como una formal, siempre que se haya
cumplido con los requisitos de dicho procedimiento. Trans Ad
de P.R. v. Junta de Subastas, supra, págs. 7-8, n.4.7
Por otro lado, en el RFP en controversia se estableció que
aunque la Policía podía solicitar discusiones orales con los
licitadores si lo estimaba necesario, las propuestas se
7 En Trans Ad de P.R. v. Junta de Subastas, supra, tuvimos ante nuestra consideración la impugnación de una subasta que la agencia tituló RFP, pero cumplió con todas las características de una subasta formal. Por ello, al atender la controversia en aquel caso, partimos de la premisa de que se trató en realidad de un procedimiento formal. Trans Ad de P.R. v. Junta de Subastas, supra, págs. 7-8, n.4. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 27
considerarían finales y no podrían ser alteradas. Por ello,
dado que no se les confirió a las licitadoras la oportunidad
de revisar y modificar sus ofertas luego de celebrado el acto
de apertura, resulta forzoso concluir que las reuniones
celebradas entre la Policía y las postoras no constituyeron
negociaciones. Information Technology v. United States,
supra; J.C. McBride y T. Touhey, supra.
Más bien, el procedimiento de subasta ante nuestra
consideración constituyó un procedimiento formal híbrido que
incorporó –mediante las reuniones individuales con las
licitadoras- el mecanismo de aclaraciones propio de un RFP y
que confirió –a través de la oportunidad concedida a las
licitadoras para comentar las ofertas de sus competidoras-
más oportunidades de participación a éstas que las que de
ordinario tendrían en un procedimiento formal. Surge, por
tanto, la interrogante de si dicho procedimiento híbrido es
válido a la luz del interés público en la protección del
erario y la sana administración pública que persigue todo
procedimiento de subasta.8 Varias razones nos llevan a
concluir en la afirmativa.
8 Adviértase que los procedimientos híbridos no son extraños en el campo de las subastas formales. Existe, por ejemplo, el mecanismo híbrido de dos pasos (“Two-Step Sealed Bidding”) que combina elementos del procedimiento de RFP con la subasta formal. Mediante el primer paso, la agencia emite requerimientos de propuestas técnicas, las cuales se evalúan sin tomar en cuenta el factor de precio. Una vez la agencia examina dichas propuestas y determina cuáles licitadoras presentaron propuestas aceptables, se procede al segundo paso, que consiste en invitar a las licitadoras que fueron exitosas en el primer paso a someter propuestas selladas. S.W. Feldman, supra, secs. 5:40-5:42, págs. 142-43; J.C. McBride y T. Touhey, supra, sec. 10.30, págs. 10-99–-10-100. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 28
En primer lugar, las reuniones celebradas con las
licitadoras luego del acto de apertura constituyen una
herramienta de aclaración beneficiosa para todas las partes
durante el proceso de evaluación. En las referidas reuniones
la agencia tiene la oportunidad de aclarar sus dudas sobre
las ofertas presentadas o las desviaciones halladas en éstas.
En ese sentido, dichas reuniones contribuyen a que la agencia
tome una decisión más informada y objetiva, lo que evita que
ésta elimine una propuesta por entender, erróneamente, que la
misma no es responsiva. Ello garantiza, a su vez, que el
proceso de evaluación de las propuestas sea justo y
equitativo para todas las licitadoras.
Asimismo, proveerle a las licitadoras la oportunidad de
someter comentarios escritos sobre las ofertas de sus
competidoras viabiliza los principios de transparencia y
libre competencia que deben regir en toda subasta, pues
permite a las participantes expresar sus criterios sobre en
qué medida los productos o servicios ofertados por sus
contrincantes se apartan de los requisitos esbozados por la
agencia. El análisis posterior que provee la agencia
respecto a dichos comentarios –en unión a sus propios
hallazgos- propende a evitar el favoritismo y el fraude en la
adjudicación de la buena pro, en tanto refleja que la agencia
ha considerado no sólo el criterio propio, sino también el de
los participantes, por lo que su decisión ha sido razonada.
Los mecanismos de aclaración y participación como los
reseñados cobran mayor importancia cuando se trata de
subastas que involucran la adquisición de bienes y servicios CC-2007-1061/ CC-2007-1065 29
sofisticados que, en consecuencia, implican la evaluación de
ofertas sumamente complejas o de alto contenido técnico, como
ocurre en el caso de autos. De hecho, los referidos
mecanismos no sólo benefician a las licitadoras, sino también
a la agencia, pues facilitan el proceso de obtención de
productos y servicios de calidad que se ajusten a sus
necesidades.
Más importante aún, dichos mecanismos no atentan contra el
principio de secretividad que caracteriza las etapas
anteriores a la celebración del acto de apertura. Una vez
conocidas las ofertas, las reuniones celebradas por la
agencia y los comentarios escritos de las licitadoras no
redundan en cambios o modificaciones a las propuestas
presentadas. Ello impide que algún postor de mayor capacidad
económica logre obtener ventaja sobre otro al efectuar
cambios a su propuesta tras conocer lo ofertado por sus
competidores. De esta manera, se fomenta la competencia
efectiva y honesta que debe permear en todo procedimiento de
subasta. Trans Ad de P.R. v. Junta de Subastas, supra.
Recientemente, en Accumail v. Junta de Subastas, supra,
tuvimos la oportunidad de evaluar la validez de una
“aclaración” realizada por una de las licitadoras luego del
acto de apertura, a la luz de los principios de secretividad
y libre competencia. Se trató allí de una llamada telefónica
mediante la cual la postora quiso aclarar cuál era el precio
cotizado a pesar de que inicialmente su propuesta no había
sido responsiva en cuanto a ese aspecto, por no incluir la
información requerida en los pliegos. Como dicha aclaración CC-2007-1061/ CC-2007-1065 30
implicó una alteración a la propuesta luego de que la
licitadora en cuestión tuviera la ventaja de conocer los
precios ofrecidos por cada uno de los licitadores, resolvimos
que la misma era inadmisible, pues lo contrario hubiera
atentado contra la transparencia del proceso y la competencia
honesta. Accumail v. Junta de Subastas, supra.
En sentido contrario, las aclaraciones involucradas en
procedimientos de subasta híbridos como el de autos se
realizaron por la propia agencia durante la etapa de
evaluación de las propuestas con el propósito de aclarar las
desviaciones que el comité evaluador halló en las mismas. Es
decir, dichos procesos no condujeron a las discusiones o
negociaciones propias de una compra negociada. Por
consiguiente, resolvemos que el procedimiento de subasta en
controversia es válido a la luz de los principios de
transparencia, libre competencia y sana administración
pública que rigen las subastas gubernamentales. El Tribunal
de Apelaciones erró al resolver que la subasta se condujo
mediante el proceso informal de RFP, conclusión que es
contraria a los parámetros establecidos en el Reglamento Núm.
5850, supra, para la selección del procedimiento de subasta.
Ahora bien, debe quedar claro que el mecanismo híbrido que
aquí avalamos no puede llevarse a cabo de espaldas al
reglamento aplicable de la agencia ni, mucho menos, servir de
subterfugio para soslayar los principios de transparencia y
sana administración que rigen las subastas gubernamentales.
Por ello, de emplear el mecanismo de aclaración consistente
en celebrar reuniones individuales con los licitadores luego CC-2007-1061/ CC-2007-1065 31
del acto de apertura de la subasta, la agencia deberá –como
hizo la Policía en el presente caso- hacer constar por
escrito y de forma detallada los procedimientos que se lleven
a cabo en dichas reuniones, lo que se hará formar parte del
expediente. Sólo así se viabiliza una adecuada fiscalización
de la utilización de los fondos del erario y una efectiva
revisión de estos procedimientos de subasta por parte de los
foros judiciales.
Aclarado lo anterior, evaluemos si la Policía erró al
adjudicar la buena pro de la subasta a Telefónica.
IV
Como es sabido, los procedimientos y las decisiones de las
agencias administrativas están cobijados por una presunción
de regularidad y corrección. Por ello, la revisión judicial
de las determinaciones administrativas se limita a examinar
si la actuación de la agencia fue razonable, y sólo cede
cuando la decisión no está basada en evidencia sustancial,
cuando la agencia ha errado en la aplicación de la ley o
cuando su actuación es irrazonable o ilegal. Marina Costa
Azul v. Comisión, supra; Otero v. Toyota, 163 D.P.R. 716, 729
(2005).
En el contexto de las subastas gubernamentales, la norma
es que las agencias gozan de una amplia discreción en la
evaluación de las propuestas sometidas ante su consideración.
Accumail v. Junta de Subastas, supra. Ello responde a que,
de ordinario, la agencia posee una vasta experiencia y
especialización que la colocan en mejor posición que el foro
judicial para seleccionar el postor que más convenga al CC-2007-1061/ CC-2007-1065 32
interés público. Perfect Cleaning v. Centro Cardiovascular,
res. el 18 de septiembre de 2007, 2007 TSPR 167; Accumail v.
Junta de Subastas, supra; Empresas Toledo v. Junta de
Subastas, supra, pág.783; AEE v. Maxon, supra, pág. 444.
Adjudicada la buena pro, los tribunales no deben sustituir
el criterio de la agencia o junta concernida, excepto si se
demuestra que la decisión se tomó de forma arbitraria o
caprichosa, o mediando fraude o mala fe. Torres v. Junta de
Subastas, res. el 17 de enero de 2007, 2007 TSPR 7. En
ausencia de estos elementos, “ningún postor tiene derecho a
quejarse cuando otra proposición es elegida como la más
ventajosa. La cuestión debe decidirse a la luz del interés
público […]”. Id., citando a Great American Indemnity v.
Gobierno de la Capital, 59 D.P.R. 911, 916 (1942). En tales
casos, la determinación será sostenida si cumple con el
criterio de razonabilidad. Accumail v. Junta de Subastas,
supra.
De otra parte, aunque uno de los propósitos de las
subastas es lograr que el Gobierno consiga los precios más
bajos posibles, hemos resuelto que no existe una regla
inflexible que exija adjudicar la subasta al postor más bajo.
Torres v. Junta de Subastas, supra; Empresas Toledo v. Junta
de Subastas, supra, pág. 779. Consideraciones de orden
público como los servicios o productos técnicos, la
probabilidad de realizar la obra de manera más eficiente y
dentro del tiempo acordado, y los materiales, entre otros,
que ofrezca un postor cuya propuesta no es la más económica
pueden llevar a la agencia a seleccionarlo si ello CC-2007-1061/ CC-2007-1065 33
corresponde a sus mejores intereses. Empresas Toledo v. Junta
de Subastas, supra, pág. 779. En este sentido, la agencia
está facultada para rechazar la oferta más baja siempre que
su determinación sea razonable. Id. Esta norma cobra
importancia cuando se trata de la adquisición de bienes o
servicios de alto contenido técnico y sofisticación, donde la
decisión de la agencia no necesariamente descansa en
criterios estrictamente matemáticos, sino en una valoración
de la tecnología y recursos humanos ofrecidos, a la luz de
las necesidades de la agencia. A.E.E. v. Maxon, supra, pág.
En el caso de autos, la Policía adjudicó la buena pro de
la subasta a favor de Telefónica, por entender que ésta
presentó la oferta más económica que cumplió con los
requisitos y condiciones establecidos. El Tribunal de
Apelaciones revocó dicha determinación tras concluir que el
método que empleó la Policía para evaluar los costos del
proyecto, a saber, a base de una configuración típica de un
sistema de vigilancia inteligente, no fue racional pues no
representó de forma exacta los recursos financieros que la
agencia necesitaría. El foro recurrido sostuvo que no
procedía brindar deferencia a la determinación de la agencia,
pues, a su juicio, ésta no posee peritaje particular en la
evaluación de proyectos de inversión capital. Somos del
criterio, sin embargo, que la actuación de la agencia fue
razonable.
De entrada, la utilización de una configuración típica
para la evaluación de los precios surge de la Sección 15 del CC-2007-1061/ CC-2007-1065 34
RFP. Asimismo, se estableció que las cantidades podrían
variar de acuerdo con las necesidades de la agencia y la
Policía reiteró en varias ocasiones el uso del costo de un
mes de renta como precio unitario para las líneas de
transmisión de datos. De esta forma, las licitadoras tenían
conocimiento adecuado sobre los términos del método para
comparar los costos de las ofertas.
En su alegato, el Procurador General explica que el
referido método se empleó porque resultaba imposible para la
agencia determinar de forma exacta las cantidades de los
productos y los servicios requeridos ya que cada licitadora
ofrecía equipo y programación distintos, lo que implicaba que
las cantidades variarían dependiendo de lo ofertado,
incluyendo las líneas de transmisión de datos. Por ello,
aduce que el estándar de configuración típica y el parámetro
del costo de un mes de renta por las referidas líneas fueron
herramientas que se utilizaron para evaluar las ofertas de un
modo más objetivo. Según el Procurador, exigir que la
Policía determinara el número exacto de equipo hubiese
requerido que la agencia divulgara información confidencial
sobre cuáles eran las áreas de alta incidencia criminal y, a
su vez, que la agencia acudiera físicamente a dichas áreas
con cada uno de los licitadores para determinar la cantidad
necesaria de cada producto para implantar el sistema de
vigilancia en el lugar involucrado.
En vista de estos argumentos, no vemos cómo el método
utilizado por la Policía perjudicó a las licitadoras o las
colocó en desventaja respecto a sus competidoras. El CC-2007-1061/ CC-2007-1065 35
análisis en controversia tomó en cuenta que ninguna oferta
sería idéntica a otra, por lo que la determinación de la
Policía de utilizar criterios objetivos como lo son la
configuración típica y el costo mensual de alquiler de las
líneas fue razonable. De otra parte, lo contrario hubiera
implicado exigirle a la agencia que divulgara información
confidencial y que entablara un oneroso proceso para
determinar, caso a caso, las cantidades necesarias de equipo
respecto a cada licitador. Sin duda, ello es contrario a los
intereses de la Policía como agencia encargada de prevenir,
investigar y perseguir el delito, y a la informalidad que
caracteriza los procedimientos de subasta en nuestra
jurisdicción. 25 L.P.R.A. sec. 3102; 3 L.P.R.A. secs. 2151 y
2169.
Por otro lado, no debe perderse de vista que la subasta en
controversia involucra elementos técnicos sumamente complejos
y especializados, por lo que la agencia goza de discreción
para basar su decisión sobre la adjudicación de la buena pro
en criterios que no sean estrictamente matemáticos. A.E.E. v.
Maxon, supra, pág. 439; véase además Art. 13, inciso C,
Reglamento Núm. 5850, supra. Por ello, la determinación del
foro apelativo a los efectos de que la oferta de Telefónica
debió ser rechazada por ser la más costosa no puede
sostenerse.
En primer lugar, considerar que la Policía debió usar un
ciclo de vida útil del proyecto consistente en veinticuatro
meses es una conclusión que no encuentra base alguna en el
expediente, máxime cuando el foro judicial no posee la CC-2007-1061/ CC-2007-1065 36
pericia necesaria para definir lo que sería el ciclo de vida
útil de un proyecto de gran envergadura y complejidad como lo
es un sistema de vigilancia inteligente para todo el país.
De otra parte, aun ajustando las propuestas de Caribbean
Communications y Guardian para reducir las cantidades
incluidas por concepto de IVU y corregir el error aritmético
en la propuesta de la primera, la oferta de Telefónica aún
sería la más económica que, según la agencia, cumplía con
todos los requisitos y condiciones establecidos.9
Asimismo, no estamos en posición para sustituir el
criterio de la Junta de Subastas de la Policía sobre el
cumplimiento de Telefónica con los requisitos y condiciones
de la subasta, incluyendo aquellos relacionados a la
programación. No existe base en el expediente ante nuestra
consideración que nos lleve a concluir que en la adjudicación
de la buena pro a favor de Telefónica medió arbitrariedad,
fraude o mala fe de parte de la agencia. Torres v. Junta,
supra. Debemos tener presente que la Policía constituyó un
Equipo Evaluador que, según refleja su Informe Técnico, llevó
a cabo un análisis realista y exhaustivo de las propuestas en
varias etapas. Por ello, no podemos refrendar la conclusión
del foro apelativo de que la evaluación de las referidas
propuestas se limitó a determinar si las licitadoras habían
presentado la documentación técnica de los equipos ofertados.
Ese era uno de los requisitos con los cuales todas las
9 Al realizar los referidos ajustes el resultado es el siguiente: Guardian, $3,714,000.27; Telefónica, $4,905,427.18; y Caribbean Communications, $5,408,670.00. CC-2007-1061/ CC-2007-1065 37
postoras debían cumplir, por lo que, naturalmente, se
incluiría como parte de la evaluación de las ofertas.
Por último, tampoco existe indicio ni base alguna en el
expediente que pueda llevarnos a concluir que la Policía no
posee la pericia adecuada para evaluar la programación
requerida para el sistema de vigilancia inteligente. Nótese
que el RFP –documento sumamente técnico y detallado- fue
la Policía, ente de la agencia especializado en estos asuntos.
Además, la evaluación de las propuestas incluyó el
asesoramiento de un especialista en sistemas de información y
un programador de sistemas, según lo permite el propio
Reglamento de la agencia. Art. 19, inciso B, Reglamento Núm.
5850, supra. Consideramos que tanto lo anterior, como la
experiencia de la Policía en materia de seguridad y
vigilancia, colocan a dicha agencia en mejor posición que el
foro judicial para seleccionar al postor que mejor se ajuste
al interés público. Véanse Perfect Cleaning v. Centro
Cardiovascular, supra; Accumail v. Junta de Subastas, supra;
Empresas Toledo v. Junta de Subastas, supra; AEE v. Maxon,
supra. Abusó de su discreción el foro apelativo al concluir
lo contrario.
Resolvemos, por tanto, que erró el Tribunal de Apelaciones
al determinar que la Policía no llevó a cabo una evaluación
realista de las ofertas presentadas y que dicha agencia no
posee la pericia necesaria para evaluar la programación en
controversia. Debido a que esta determinación dispone de la
controversia ante nuestra consideración, no es necesario que CC-2007-1061/ CC-2007-1065 38
nos pronunciemos en torno a los señalamientos de error
restantes.
V
Por los fundamentos antes expuestos, revocamos el dictamen
del Tribunal de Apelaciones y, en consecuencia, confirmamos
la adjudicación de la subasta a favor de Telefónica.
Se dictará Sentencia de conformidad.
Federico Hernández Denton Juez Presidente EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
v. CC-2007-1061 Certiorari Policía de Puerto Rico; Junta de Subastas de la Cons.CC-2007-1065 Policía de Puerto Rico; Junta de Reconsideración de la Adm. de Servicios Generales
SENTENCIA
Por los fundamentos expuestos en la Opinión que antecede, la cual se hace formar parte íntegra de la presente, se revoca el dictamen del Tribunal de Apelaciones y, en consecuencia, se confirma la adjudicación de la subasta a favor de Telefónica.
Así lo pronuncia y manda el Tribunal y certifica la Secretaria del Tribunal Supremo. La Juez Asociada señora Fiol Matta concurre con el resultado sin opinión escrita. La Juez Asociada señora Rodríguez Rodríguez disiente con opinión escrita.
Aida Ileana Oquendo Graulau Secretaria del Tribunal Supremo EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
Recurridas CC-2007-1061 v. Cons. CC-2007-1065 Policía de Puerto Rico; Junta de Subastas de la Policía de Puerto Rico; Junta de Reconsideración de la Adm. de Servicios Generales
Opinión Disidente emitida por la Juez Asociada señora Rodríguez Rodríguez
San Juan, Puerto Rico, a 24 de septiembre de 2009
Disiento de la decisión que hoy anuncia este
Tribunal porque entiendo que el proceso de “subasta
gubernamental híbrido” que ha creado la mayoría no
encuentra apoyo ni en la reglamentación ni en la
legislación aplicable. Como tampoco encuentra eco
en nuestra jurisprudencia anterior sobre los
procesos de subasta gubernamental.
Soy del criterio que el relajamiento de los
procesos de subastas que se avala en la opinión es
contrario a lo que ha sido siempre nuestro norte a
la hora de evaluar estos procedimientos que, como CC-2007-1061 Cons. CC-2007-1065 2
sabemos son: evitar la corrupción, el favoritismo, el
dispendio y la prevaricación, para proteger de esta forma
los intereses de los ciudadanos y salvaguardar el erario.
Por no estar conforme con haber legislado un
procedimiento híbrido de subasta, al margen de una
legislación en tal sentido, disiento del curso mayoritario.
Anabelle Rodríguez Rodríguez Juez Asociada
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2009 TSPR 147, Counsel Stack Legal Research, https://law.counselstack.com/opinion/caribbean-communications-solutions-y-otros-v-policia-de-puerto-rico-y-prsupreme-2009.