EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
In re: 2014 TSPR 134
Danitza Santiago Ortiz 191 DPR ____
Número del Caso: TS-16,520
Fecha: 28 de octubre de 2014
Oficina de Inspección de Notarías:
Lcdo. Manuel Ávila De Jesús
Materia: Conducta Profesional – La suspensión de la notaría será efectiva el 5 de noviembre de 2014 fecha en que se le notificó a la abogada de su suspensión inmediata del ejercicio de la abogacía
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In re: Conducta Profesional
Núm.: TS-16,520 DANITZA SANTIAGO ORTIZ
PER CURIAM
En San Juan, Puerto Rico, a 28 de octubre de 2014
El Lcdo. Manuel E. Ávila de Jesús, en calidad de
Director de la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN),
sometió una moción solicitando la incautación inmediata de
la obra notarial de la Lcda. Danitza Santiago Ortiz
(licenciada Santiago), así como su suspensión temporera
del ejercicio de la notaría. Luego de examinar la
respuesta de la licenciada Santiago a las imputaciones
vertidas en la moción de la ODIN, resolvemos que, dado el
patrón de incumplimiento con los términos para someter
ciertos documentos ante dicha oficina según fijados en la
Ley Notarial de Puerto Rico (Ley Notarial)1 y su
reglamento, procede acoger la recomendación del Director
de la ODIN. No obstante, consideramos que la magnitud de
la desatención desplegada por la letrada a sus deberes
1 Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, 4 L.P.R.A. ant. sec. 1001 y ss. (2010). TS-16520 2
para con la ODIN amerita que la suspensión del ejercicio
de la notaría sea por tiempo indefinido. Veamos.
I
La licenciada Santiago fue admitida al ejercicio de la
abogacía el 20 de agosto de 2007 y a la notaría el 18 de
septiembre del mismo año.
El 16 de julio de 2014 la ODIN presentó una Moción
solicitando auxilio del Tribunal para incautación de obra
notarial y otros remedios. En su moción, la ODIN señaló
las siguientes faltas de las exigencias del derecho
notarial por parte de la licenciada Santiago:
A. TESTAMENTOS
(1) Retrasos
Según se desprende del escrito de la ODIN y los
documentos que lo acompañan, entre el 2010 al 2014 en
seis ocasiones la licenciada Santiago notificó el
otorgamiento de testamentos a dicha oficina, luego de
expirado el término de un día dispuesto para ello por la
Ley Notarial.2 Las tardanzas fluctuaron entre cinco a
catorce días.
2 En lo pertinente, el Art. 73 de la Ley Notarial dispone lo siguiente:
Los notarios remitirán al Director de la Oficina de Inspección de Notarías, el próximo día a partir de su otorgamiento, no contándose sábados y domingos ni los días feriados decretados por ley, una notificación autorizada por ellos de cada escritura matriz de otorgamiento, modificación, revocación o ampliación de testamento, o protocolización de testamento ológrafo o cerrado […]. 4 L.P.R.A. sec. 2123 (2010). TS-16520 3
Para la mayoría de los retrasos, la ODIN le envió una
comunicación a la licenciada Santiago alertándola de estos
y de su deber de presentar las razones que justificaran
las tardanzas.3 Fueron varias las justificaciones
presentadas por la licenciada Santiago para los
incumplimientos. En primera instancia, indicó que la
correspondencia alegadamente había salido tarde de su
oficina por motivo de los días festivos en diciembre. En
otra ocasión, adujo que la muerte de un pariente cercano
la había mantenido fuera de su oficina. En el resto de
los casos explicó que, por error, entendía que se habían
enviado a tiempo.
En lo concerniente a estos retrasos, mediante
Resolución de 14 de marzo de 2011 la ODIN advirtió a la
licenciada Santiago de su obligación de cumplir
estrictamente con sus responsabilidades como notario.
Igualmente, el 9 de octubre de 2013 le informó de la
gravedad de las notificaciones tardías a la vez que le
apercibió que, de incurrir nuevamente en este tipo de
conducta, referiría el asunto a este Foro para la acción
disciplinaria correspondiente.
(2) Guarismos
El 4 de abril de 2014 la Jefa del Registro General de
Competencias Notariales, adscrito a la ODIN, le envió dos
3 Véase, Regla 13(c) del Reglamento del Tribunal Supremo, 4 L.P.R.A. Ap. XXI-B, R. 13(c) (2012) y la Regla 63 del Reglamento Notarial, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV, R. 63 (2012). TS-16520 4
avisos a la licenciada Santiago notificándole que, en los
testamentos otorgados por ella mediante las Escrituras
Número 2-A y 3, ambas de 14 de marzo de 2014, la hora del
otorgamiento se expresó únicamente en guarismos.4 Al
momento de someter su escrito, la ODIN desconocía si estos
defectos habían sido atendidos por la licenciada Santiago,
pues no había recibido respuesta a sus notificaciones.
(3) Acta de Subsanación
De otra parte, la ODIN nos apercibió sobre la
Escritura Número 4 de 6 de marzo de 2013, titulada Acta de
Subsanación presentada por la licenciada Santiago ante el
Registro de Testamentos. Mediante comunicación de 24 de
abril de 2013, la ODIN le informó a la licenciada Santiago
que la mencionada escritura no podía ser inscrita, ya que
los testamentos no son susceptibles de subsanación.5
B. PODERES
Igualmente, en múltiples ocasiones la licenciada
Santiago incumplió con su deber de informarle a la ODIN
del otorgamiento de escrituras relacionadas a poderes
4 Ello contrario al Art. 27 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2045 (2010).
5 Véase Regla 39 del Reglamento Notarial, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV, R. 39 (2012). TS-16520 5
dentro de los tres días subsiguientes, según provisto en
la ley.6
(1) Escritura Número 9 de 2010
La Escritura Número 9 sobre Protocolización de Poder,
otorgada el 25 de mayo de 2010, se notificó al Registro de
Poderes el 3 de enero de 2011, es decir, 220 días en
exceso del término aplicable. La licenciada Santiago
cursó una carta a la ODIN con fecha 29 de diciembre de
2010 en la que informó que había obrado bajo la creencia
de que no estaba obligada a notificar ese tipo de
transacción a esa oficina. Expresó que no fue hasta que
consultó con el Registrador de la Propiedad que se percató
de su error. El 18 de febrero de 2011 la ODIN emitió una
Resolución en la que apercibió a la licenciada Santiago
respecto al estricto cumplimiento de sus obligaciones
notariales.
(2) Escrituras Número 13 a la 21 de 2011
La licenciada Santiago otorgó las Escrituras Número 13
a la 21 sobre Protocolización de Poderes el 21 de
septiembre de 2011 y las notificó al Registro de Poderes
el 23 de marzo de 2012, o sea, 179 días luego de expirado
el límite de tiempo aplicable. Mediante carta con fecha
21 de marzo de 2012 la licenciada Santiago intentó excusar
el retraso indicando que “[e]ntendía[] que las mismas
6 Véase Art. 3 de la Ley 62 de 8 de mayo de 1937, 4 L.P.R.A. sec. 922 (2010). TS-16520 6
habían sido enviadas para la correspondiente registración,
sin embargo al verificar el expediente [me] percat[é] que
no se había hecho el trámite”. El 8 de agosto de 2012 la
ODIN emitió una Resolución en la que, una vez más, le
comunicó su deber de cumplir a cabalidad con sus
obligaciones notariales.
(3) Escritura N úmero 1 de 2012
La Escritura Número 1 sobre Protocolización de Poder,
otorgada el 31 de enero de 2012 por la licenciada
Santiago, se notificó al Registro de Poderes el 23 de
febrero de 2012. Esta vez, el retraso fue de 20 días en
exceso de lo provisto por ley. La licenciada Santiago no
respondió a los requerimientos de la ODIN para que, a
tenor con las exigencias de la Regla 13(c) del Reglamento
del Tribunal Supremo, 4 L.P.R.A. Ap. XXI-B, R. 13(c)
(2012), explicara los motivos para la tardanza.
(4) Escritura N úmero 2 de 2014
El 1 de marzo de 2014 la licenciada Santiago otorgó la
Escritura Número 2 sobre Poder General y la notificó al
Registro de Poderes el 25 de marzo de 2014. La
notificación se excedió por 19 días del término para
remitirla. En su correspondencia de 20 de marzo de 2014
dirigida a la ODIN, la licenciada Santiago ofreció sus
excusas por la tardanza explicando que “entendía[] que se TS-16520 7
había enviado la misma vía correo luego del otorgamiento
del poder.”
C. ÍNDICES DE ACTIVIDAD MENSUAL NOTARIAL
Según se desprende de la Certificación expedida el 15
de julio de 2014 por la Jefa del Registro de Competencias
Notariales, la licenciada Santiago adeuda los siguientes
Índices de Actividad Mensual Notarial:
Año Mes
2009 - marzo, junio, agosto y septiembre
2010 - abril, mayo, junio, agosto y septiembre
2011 – abril, mayo, junio, julio y noviembre
2012 – febrero a diciembre
2013 – enero, febrero, abril a diciembre
2014 – enero a mayo
D. ÍNDICES DE ACTIVIDAD NOTARIAL ANUAL
La Certificación antes mencionada, igualmente, señala
que faltan por someter los Informes de Actividad Notarial
Anual de la obra notarial de la licenciada Santiago
correspondientes a los años 2010, 2011 y 2013.
Mediante Resolución expedida el 30 de julio de 2014,
le concedimos a la licenciada Santiago un término de diez
días para responder. La licenciada Santiago sometió su
contestación el 12 de agosto de 2014. TS-16520 8
II
La licenciada Santiago ofreció las siguientes
explicaciones como defensa a las imputaciones de la ODIN:
Primeramente, admitió su tardanza en remitir los
testamentos y los poderes según puntualizado por la ODIN.
Adujo, no obstante, que siempre le presentó a la ODIN sus
razones para estas demoras y se aseguró de que nadie se
hubiese perjudicado por ello.
En cuanto a las Escrituras Número 2-A y 3 de 2014, en
las cuales la hora del otorgamiento se expresó únicamente
en guarismos, informó que había citado a las partes para
otorgar los testamentos nuevamente. Con relación a la
Escritura Número 4 de 6 de marzo de 2013 revisó y confirmó
que no adolece de error, lo que tornó en innecesaria el
acta de subsanación rechazada por la ODIN. Por último,
indicó que “entendía[]” que había enviado los índices
mensuales y los informes anuales listados por la ODIN en
su Moción y acompañó copia de estos documentos con su
escrito.
III
A. TESTAMENTOS Y PODERES
Según indicamos anteriormente, cada notario debe,
dentro de las próximas 24 horas de otorgadas, notificar a
la ODIN todas sus escrituras relativas al otorgamiento,
modificación, revocación, o ampliación y protocolización TS-16520 9
de testamentos. Igualmente, se le requiere que notifique
a la ODIN las escrituras relacionadas con la
protocolización, constitución, modificación, ampliación,
sustitución, revocación, renuncia o renovación de poderes.
Esto deberá efectuarse dentro de los próximos tres días
laborables a partir de su otorgamiento.
En caso de no remitir a la ODIN la correspondiente
notificación de los asuntos antes mencionados en el plazo
dispuesto por ley, el notario deberá hacerlo a la brevedad
posible y certificar, bajo su fe, firma y sello de
notario, los hechos y circunstancias que motivaron la
tardanza.7
La importancia de que exista constancia cierta de la
fecha y hora de las escrituras concernientes a los
testamentos y poderes es indiscutible. El testamento
constituye un acto mediante el cual una persona dispone de
todo o parte de sus bienes para después de su muerte.8 En
esencia, comprende la voluntad del causahabiente quien,
por ese medio, dispone de cómo se distribuirá su
patrimonio al morir. No obstante, esa voluntad no es
fija. Se le permite a una persona cambiar los términos de
su testamento según sus deseos y necesidades varíen con el
tiempo. Ahí reside la necesidad de que el Registro de
Testamentos esté al día y refleje la realidad de esa
7 Regla 63 del Reglamento Notarial, supra.
8 Art. 616 del Código Civil, 31 L.P.R.A. sec. 2121 (1993). TS-16520 10
voluntad al momento de morir el testador para, de este
modo, asegurar su cumplimiento.
De otra parte, la validez o invalidez de un negocio
jurídico, en el cual una persona comparece en
representación de otra, dependerá de si el mandato que le
concedió ese derecho se encontraba vigente al momento de
la transacción. Claro está, es prerrogativa del mandante
continuar o revocar esa autorización para que otro actúe a
su nombre.9 Consiguientemente, se justifica la urgencia en
remitir los asuntos relativos a poderes a la ODIN por los
perjuicios que puede ocasionar a las obligaciones
contractuales, la modificación o revocación de un mandato
que no conste en el Registro de Poderes.
En resumen, la naturaleza inherentemente dinámica de
los testamentos y poderes valida el esquema riguroso de
notificación consignado en nuestro ordenamiento. La
utilidad del Registro de Testamentos y del Registro de
Poderes depende precisamente de que la información allí
consignada se mantenga actualizada.10
B. ÍNDICES MENSUALES E INFORMES ANUALES
Los notarios vienen obligados a remitir a la ODIN
índices mensuales de su actividad notarial no más tarde
del décimo día calendario del mes siguiente al mes
9 Art. 1624 del Código Civil, 31 L.P.R.A. sec. 4482 (1990).
10 La ODIN es responsable del funcionamiento del Registro de Testamentos y el Registro de Poderes. Regla 59 del Reglamento Notarial, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV, R. 59 (2012). TS-16520 11
informado.11 Igualmente, cada año deben rendir un informe
estadístico de su actividad notarial. Estos informes
deben enviarse a la ODIN no más tarde del último día de
febrero del año siguiente al que se informa.12
El incumplimiento con el requisito de notificar
prontamente toda actividad notarial, ya sea mensual o
anualmente, constituye una falta grave a los deberes que
la fe pública notarial le impone de manera particular a
estos profesionales. Es por ello que tal desviación
merece sanciones disciplinarias severas. In re Da Silva
Arocho, 189 D.P.R. 888 (2013); In re Miranda Casasnovas,
175 D.P.R. 774 (2009); In re Feliciano Lassalle, 175
D.P.R. 110 (2008); In re Carrasquillo Martínez, 173 D.P.R.
798 (2008).
El deber de notificación del informe estadístico anual
“es importante para la organización y documentación de las
actividades notariales de Puerto Rico.” In re
Carrasquillo Martínez, supra, a la pág. 802. El hacerlo a
destiempo o simplemente ignorarlo puede traer consigo
consecuencias serias que impactan negativamente la fe
pública que reviste a los notarios. Véase, In re Miranda
Casasnovas, supra; In re Feliciano Lassalle, supra; In re
Montañez Alvarado, 160 D.P.R. 496 (2003).
11 Véase, Art. 12 de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2023 (2010) y Regla 12 del Reglamento Notarial, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV, R. 12 (2012). 12 Véase, Art. 13-A de la Ley Notarial, 4 L.P.R.A. sec. 2031a (2010) y la Regla 13 del Reglamento Notarial, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV, R. 13 (2012). TS-16520 12
El proceso de someter - tanto los índices como los
informes - no es uno complicado. Meramente conlleva
implementar un sistema administrativo sencillo que asegure
su cumplimiento. In re Feliciano Lassalle, supra; In re
Montañez Alvarado, supra; In re Cruz Ramos, 127 D.P.R.
1005 (1991).
IV
Todo notario viene obligado a acatar rigurosamente las
disposiciones de la Ley Notarial y su reglamento. In re
López Cordero, 164 D.P.R. 710 (2005). Apartarse de alguna
de sus disposiciones sujeta al notario a sanciones.
Por la importante función que ejercen, la labor de los
notarios exige que sean meticulosos en todos los aspectos
de su trabajo. La notaría es un oficio que demanda gran
atención y esmero. In re López Cordero, supra. A tono
con lo anterior, hemos reconocido que “el ejercicio del
notariado exige un grado razonable de organización
administrativa, supervisión, responsabilidad y consciencia
pública. […]”. In re Miranda Casasnovas, supra, a la pág.
779; In re Feliciano Lassalle, supra; In re Carrasquillo
Martínez, supra; In re Montañez Alvarado, supra.
Conscientes de las variadas exigencias que le imponen
la Ley Notarial y su reglamento, hemos advertido que, de
no poder cumplir con estas obligaciones, los notarios
“debe[n], en el ejercicio de honestidad profesional,
abstenerse de practicar el notariado.” In re Miranda TS-16520 13
Casasnovas, supra, a la pág. 779 (citando a In re Cruz
Ramos, a la pág. 1007) (énfasis en el original); In re
Feliciano Lassalle, supra; In re Carrasquillo Martínez,
supra; In re Montañez Alvarado, supra.
En este caso no existe controversia sobre los
múltiples retrasos de la licenciada Santiago en notificar
a la ODIN los testamentos otorgados por ella, así como las
escrituras relacionadas a poderes. Cabe destacar que
algunas de estas demoras fueron significativas.
Igualmente, consta en autos que en numerosas ocasiones la
ODIN le alertó sobre su incumplimiento con las fechas
límites correspondientes y la posibilidad de que ello
culminara en la imposición de sanciones en su contra. De
otra parte, las razones ofrecidas por la licenciada
Santiago para faltar a los términos fijados en ley para
estos menesteres no justifican el patrón craso de
incumplimiento que ha quedado claramente establecido.
Lo anterior se agrava por la desatención sistémica que
la licenciada Santiago ha demostrado a su deber de
presentar los índices mensuales e informes anuales de su
obra notarial durante años, conducta que trata de defender
con simplemente indicar que “entendía” que los había
enviado.
Queda claro que no estamos frente a situaciones
aisladas de incumplimiento durante un corto periodo de
tiempo. Ello pone de manifiesto que la licenciada
Santiago es incapaz de acatar los rigores de la Ley TS-16520 14
Notarial y su reglamento, según le corresponde. El
expediente en este caso demuestra, sin lugar a duda, que
la oficina de la licenciada Santiago carece de un sistema
confiable que pueda garantizar el cumplimiento con los
requisitos de notificación a la ODIN dentro de los plazos
específicos consignados en ley.
Según explicamos anteriormente, los motivos para
compeler celeridad en el caso de los testamentos y poderes
son de gran relevancia en el ámbito legal y social. No
podemos perder de perspectiva que su inobservancia impacta
la confiabilidad del sistema de registros de la ODIN.
Igualmente, esta omisión crea el riesgo de repercusiones
muy serias en los derechos de los individuos quienes, a su
vez, quedan a la merced de la incertidumbre. Del mismo
modo, los índices mensuales e informes anuales de
actividad notarial garantizan la certeza de los documentos
en que intervienen los notarios y evitan el riesgo de
manipulación y fraude.
V
Por los fundamentos expuestos, procede decretar la
suspensión inmediata e indefinida de la Lcda. Danitza
Santiago Ortiz del ejercicio de la notaría.
Se ordena al Alguacil incautar la obra notarial de la
licenciada Santiago, incluyendo su sello notarial y
entregarlos al Director de la ODIN para el correspondiente
examen e informe a este Tribunal. TS-16520 15
Se dictará Sentencia de conformidad. EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE PUERTO RICO
In re:
Núm. TS-16,520 DANITZA SANTIAGO ORTIZ
SENTENCIA
En San Juan, Puerto Rico, a 28 de octubre de 2014.
Por los fundamentos expuestos en la Opinión Per Curiam que antecede, la cual se hace formar parte íntegra de la presente Sentencia, se decreta la suspensión inmediata e indefinida de la Lcda. Danitza Santiago Ortiz del ejercicio de la notaría.
Se ordena al Alguacil incautar la obra notarial de la licenciada Santiago, incluyendo su sello notarial y entregarlos al Director de la ODIN para el correspondiente examen e informe a este Tribunal.
Así lo pronunció y manda el Tribunal y certifica la Secretaria del Tribunal Supremo. La Jueza Presidenta señora Fiol Matta no interviene.
Aida Ileana Oquendo Graulau Secretaria del Tribunal Supremo